NOTE LEGALI

 

Introduzione

Questa circolare ha lo scopo di offrire agli amministratori un’importante indicazione giuridica: il contenuto permetterà di condividere l’esperienza di molti Amministratori che hanno portato, in pochi mesi, a considerare prassi la pubblicazione online dei documenti ed eccezione la loro stampa su carta, con un enorme alleggerimento di lavoro (per loro) e con un taglio dei costi (per i condòmini).

 

 LA RIFORMA DEI CONDOMINI

Per la prima volta, con la legge 220/12, tra le norme che regolano il mondo delle amministrazioni condominiali si è fatto accenno alla possibilità di pubblicare i documenti su internet senza doverli stampare su carta (art.71-ter).

Una manna, “teoricamente”: ore settimanali dedicate a stampa, consegna o invio dei documenti su carta sostituite da pochi click sul mouse.

Ma la realtà si è dimostrata ben diversa:  tantissimi proprietari di immobili, nei condomìni,  sono persone anziane che non dispongono di internet e, a volte, anche chi ne dispone ha scarsa pratica.

In più, la ratio dell’art.71-ter è stata maldestramente realizzata da norme che complicano invece che semplificare: il condominio dovrebbe deliberare una spesa per la realizzazione e la manutenzione di un sito internet allo scopo di permettere solo ad una parte dei condòmini (quella che dispone di internet) di scaricare da un’area protetta da password i documenti in formato digitale e di risparmiare, così, sulle spese di stampa, carta e spedizioni postali. La prova “sul campo” di quell’articolo di legge si è dimostrata fallimentare e questo ha disincentivato fortemente molti Amministratori.

 Alcuni Studi hanno adottato soluzioni di ripiego, come le e-mail, ma sempre e solo per una minoranza dei loro assistiti, essendo gli anziani, come detto prima, tagliati fuori da ogni servizio online.

Altri Studi hanno proposto il sistema di trasmissione in digitale dei documenti contenuto nel loro software gestionale, ma hanno raccolto una bassa percentuale di interesse tra gli assistiti anche per la complessità delle schermate, eccessivamente ricche di funzioni che creano confusione nell’utente inesperto.

È quindi evidente che, in questa fase di transizione generazionale (che durerà almeno per i prossimi 15/20 anni), un uso massivo di internet per l’invio della documentazione condominiale è possibile solo riuscendo a coinvolgere, sia pur indirettamente, gli anziani sprovvisti di connessione ad internet.

In questo caso sì che l’Amministratore potrebbe fare, oggi, il salto di qualità che lo accompagnerà per il resto della sua attività professionale: la prassi dello Studio è il documento in formato digitale, l’eccezione è la sua stampa su carta. Oggi, non tra 20 anni.

Un enorme alleggerimento di lavoro, per gli Studi, e di costi per gli assistiti.

Ancora oggi, invece, gli Studi di Amministrazione condominiale dedicano ore settimanali a stampare carta, piegare fogli, riempire buste, stampare etichette con indirizzi, per preparare centinaia di buste da spedire per posta o, peggio, da consegnare a mano.

 

L’Art. 1341 DEL CODICE CIVILE

In soccorso interviene un importante articolo del Codice Civile, l’art. 1341,  che si è rivelato essere uno strumento giuridico al quale gli amministratori possono far riferimento per poter agire in deroga a molti “obblighi” e spianare la strada ad un uso intensivo di internet che coinvolga tutti, anziani compresi, salvo rarissime eccezioni.

Se è molto probabile, infatti, che una persona anziana non disponga di internet, è altrettanto probabile che la stessa persona anziana abbia uno o più figli, nipoti, parenti, vicini, conoscenti di fiducia che dispongano di internet e siano disposti ad aiutarla.

È grazie all’art. 1341 e a questi legami, parentali o affettivi, che si scavalca ogni problema.

Solo in rarissimi casi, infatti, una persona anziana che abita in un condominio non ha nessun legame sociale: può succedere, naturalmente, ma solo in rare eccezioni. In quei casi, e solo in quei casi, l’amministratore è veramente obbligato, per legge, a stampare i documenti su carta, poiché unico modo per portare nella sfera di conoscenza del soggetto interessato il documento che il soggetto stesso ha diritto a conoscere. 

Per tutti gli altri casi (la maggioranza) l’amministratore potrà erogare un servizio alternativo alla carta stipulando un contratto, ai sensi dell’art.1341, complementare al mandato ricevuto dal Condominio.

Firmando il contratto di adesione, il condòmino dichiara di aderire ad un servizio di pubblicazione in formato digitale di tutta la documentazione sia condominiale che personale, in sostituzione della ricezione su carta e con conseguente azzeramento di tutte le spese inerenti finora sostenute. L’adesione comporta, per il condomino, una dichiarata assunzione di responsabilità in merito alla visualizzazione dei documenti pubblicati dall’amministratore: ai sensi dell’art. 1341, non potrà opporre eccezioni dovute alla sua scarsa diligenza.

Con questa dichiarazione firmata, l’amministratore si sentirà tutelato per legge dal rischio di contestazioni.

Alla luce di queste considerazioni, non c'è davvero più alcun motivo giuridico (art.1341) e tecnico (internet) che costringa gli amministratori a continuare a caricarsi periodicamente di una mole di lavoro enorme (la stampa su carta dei documenti condominiali) che può essere  drasticamente ridotta.

Le persone che non hanno un accesso diretto ad internet (gli anziani) potranno accedere ad un servizio online trovando supporto da persone di loro fiducia.

Si informa, pertanto, che è disponibile un servizio online, gratuito per gli Studi, utilizzabile senza installare nulla sul proprio computer, per la generazione di bacheche condominiali online che tengano conto degli anziani e della bassa alfabetizzazione digitale italiana. In altre parole, di uso elementare.

L’utilizzo di una bacheca online offre diversi vantaggi rispetto ad altri sistemi di trasmissione digitale.

Primo fra tutti, la praticità per gli Amministratori: l’utilizzo di uno specifico software appositamente studiato per la generazione di bacheche online, permette la gestione di tutti i condomini da un’unica pagina al posto dell’invio di singole e-mail o di e-mail di gruppo.

Secondo vantaggio, la praticità per i condòmini: senza doverli ricercare nelle singole P.E.C. o e-mail, il condòmino ha accesso ad un unico contenitore online nel quale sono conservati ed accessibili tutti i documenti che l’amministratore avrà pubblicato.

Terzo vantaggio, la trasparenza: nella bacheca online i documenti sono visibili, con data e ora di pubblicazione, da tutti i condòmini, a differenza della P.E.C. o di una e-mail individuale.

Anche rispetto ai gestionali utilizzati dagli Studi, una “semplice” bacheca online offre più vantaggi.

Primo fra tutti, proprio la semplicità, dalla quale dipende l’adesione dei condòmini. Come già detto, la complessità delle schermate, eccessivamente ricche di funzioni, creano confusione nell’utente inesperto. Le software-house che realizzano programmi di gestione per Amministratori di Condominio hanno inserito (alcuni gratis, altre a pagamento) la possibilità di estrarre i documenti dal gestionale e pubblicarli online: l’errore è stato che, in un gioco di concorrenza, ciascuna ha cercato di dare più dell’altra, complicando l’utilizzo del software all’utente finale, cioè il condòmino.

Questo software, invece, va nella direzione opposta: è basico. 

 

- STRUMENTI PRINCIPALI DEL SISTEMA –

Le bacheche online sono provviste di un "Registro degli accessi" e dispongono di un'area condominiale (suddivisibile in Scale e/o Palazzine) e di un'area personale.


L'Amministratore può impostare ogni bacheca in maniera personalizzata, grazie al sistema di cartelle e sottocartelle.
Ogni utente (condòmino) ha 2 tasti per la compilazione della "Dichiarazione Privacy" e "Anagrafe condominiale" (cartella "Documenti personali").


Per gli immobili in multiproprietà, il software permette di associare ad ogni utente più indirizzi e-mail: inoltre, lo stesso strumento permette alle persone anziane, prive di connessione ad internet, di usufruire del servizio trovando assistenza da una o più persone di loro fiducia.


Il sistema di invio e-mail interno al software permette all'Amministratore di gestire i destinatari degli avvisi di avvenuta pubblicazione dei documenti: a tutto il condominio, ad una o più Scale/Palazzine, ai Consiglieri di condominio o ad un singolo condòmino. Di ogni e-mail inviata attraverso il sistema, l'Amministratore riceve copia conforme presso il suo indirizzo di posta elettronica.


Per accedere con una utenza generica nei panni di Condòmino:
https://www.bachecadicondominio.it

Nome Utente = demo1 / Password = demo1


Per accedere con una utenza generica nei panni di Amministratore:
https://www.bachecadicondominio.it

Nome Utente = demo / Password = demo

 

                                                                    SUPPORTO TECNICO
Per un "tour" esplorativo, senza alcun impegno, delle altre funzioni non descritte e per qualsiasi chiarimento e/o supporto, è disponibile un tecnico presso il numero: +39 329/4132960